Facebook LinkedIn E-mail RSS
Home » Quality Cash Management

2011-09-22

Dålig Cash management kostar företagen hundratals miljoner

Cash management är i grunden en ägarfråga, anledningen är enkel, verksamhetens CM påverkar både företagets resultat och lönsamhet.

Kan företaget fylla på sitt rörelsekapital med hjälp av ett ökat positivt kassaflöde och en tillgängligare likviditet minskar behovet av tillfört kapital från banken och ägarna. Kan företaget dessutom undvika felaktigheter och felhantering som orsakar onödig administration, och verkligen ta tillvara den tid som frigörs genom att minska kostnader uppnås en positiv effekt på resultatet oberoende av hur det förhåller sig med intäkterna.

Felaktiga fakturor påverkar företagens ekonomiska resultat

Hur faktureringsrutinerna är utformade beror på faktorer som i vilken bransch man verkar, hur verksamheten bedrivs exempelvis decentraliserat eller på ett ställe och om kunderna är hushåll eller andra företag. Om företaget skickar fakturor som är oklara och otydliga blir konsekvenserna en kostsam tidstjuv hos både avsändaren och mottagaren.

3 900 miljoner kronor årligen, så mycket slösar de svenska medelstora företagen bort på grund av att de inte har koll på den egna administrationen av bland annat leverantörsfakturor, kundfakturor och lönespecifikationer. Det visar en undersökning från år 2009 gjord av Ernst & Young. 55 % av tiden läggs på rutinuppgifter, tid som i stället skulle kunna användas till att skapa mervärden för företaget.

När faktureringen eller betalningen av någon anledning blir fel får det konsekvenser för både betalaren och mottagaren. Exempel på vanligt förekommande brister är så enkla saker som: utebliven betalning, felaktigt belopp, för lite betalt eller dubbelbetalt, felaktig fakturareferens, fel betalningsperiod eller betalning till fel mottagare.

Är fakturan felaktig ringer eller mejlar kunden i bästa fall och kräver en rättelse vilket medför extra administration och en ny faktura, eller kreditfaktura, samt ny kredittid och senarelagd betalningsdag som följd.

Sent distribuerade fakturor från leverantören eller fördröjd handläggning hos kunden kan medföra att det skiljer upp till 10 dagar mellan fakturadatum och fakturans ankomst till rätt mottagare, förhållanden som medför att betalaren inte hinner eller vill betala på förfallodagen. Det resulterar vanligtvis i påminnelsefakturor med påminnelseavgifter och dröjsmålsräntor. Återigen blir det samtal eller mejl till leverantören och nya rättelser eller uppgörelser som tar tid i anspråk hos båda parter.

Cash managementstudier visar att det i genomsnitt tar 10 min för leverantören att rätta en felaktig betalning, det kan vara en återbetalning till kunden, en påminnelse för att en del av fakturan inte är reglerad eller letande bland öppna poster bland kundfordringar för att matcha inbetalningar som kom med felaktig eller utebliven fakturareferens.

I större företag när leverantörer ska betalas finns då risken att fakturan attesteras under devisen ”det är inte mina pengar” det tar för lång tid och är för krångligt att göra något åt felaktigheterna. Är det ett mindre företag där ägaren attesterar fakturan finns chansen att resultatet blir ett annat för att det drabbar ”den egna plånboken ”.

Förlorade kunder när företagets Quality Cash Management brister

Kostnader för felaktiga kundfakturor och eventuellt felaktiga inbetalningar som orsakar extra administrativ tid hos leverantören går att beräkna, men bristfälliga faktureringsrutiner slår även tillbaka som en ökad risk för missnöjda kunder.

Kunder som regelmässigt drabbas av långa svarstider och i värsta fall okunnigt bemötande när de tvingas att lägga tid på att reda ut oklara fakturor funderar säkert på om de skall byta leverantör.

En förlorad kund har sannolikt en ännu större negativ effekt på verksamhetens ekonomiska resultat än vad onödig administrativ tid kostar och kan sällan kompenseras med de resultatförbättringar som bättre administrativa rutiner kan åstadkomma.

För de företag som huvudsakligen säljer standardiserade produkter till privatpersoner och betalningen relativt sett är en stor del av den totala köpupplevelsen, blir felaktiga eller oklara fakturor en betydande störning av kundrelationen. I ett konkurrensutsatt läge utsätter sig företaget för en onödig affärsrisk.

De företag som till att börja med kan se sambandet mellan missnöjda kunder och bristfällig fakturering kan i nästa steg sätta ett ekonomiskt värde på detta, åtgärda bristerna och till slut förbättra sitt resultat med hjälp av mer positiva och köpsugna kunder.

Cash Management i allmänhet och fakturakvalitet i synnerhet är ingen raketvetenskap, enkla åtgärder får stort genomslag med bra ekonomiskt resultat under förutsättning att man förstår sambanden och ser var i processen felaktigheter och brister uppstår som sedan orsakar problem.

Skriven av

Per Mackén & Lars F Hammarlund

 

 

© 2011 MackOne AB
credit